Documentación para vender un piso: la lista completa

La documentación para vender un piso en Cataluña combina lo que exige la ley —cédula de habitabilidad y certificado energético— con lo que en la práctica pide el notario o el comprador: nota simple, certificado de deuda de la comunidad y recibo del IBI. Reunirlo antes de anunciar el piso evita retrasos de última hora.

Los dos documentos obligatorios por ley

En Cataluña, la ley exige dos documentos concretos para poder vender legalmente una vivienda:

• Cédula de habitabilidad, exigida por el Decret 141/2012, que acredita que la vivienda cumple las condiciones mínimas para ser habitada. Sin ella, además, no se pueden dar de alta los suministros a nombre del comprador.
• Certificado de eficiencia energética, exigido por el Real Decreto 390/2021 en toda España, que tiene que estar en vigor y cuya calificación debe figurar en el anuncio de venta.

Estos dos trámites suelen encargarse juntos, porque a menudo los redacta el mismo técnico en una sola visita, pero son documentos independientes, con vigencias distintas: puedes tener uno caducado y el otro no. La guía sobre la cédula de habitabilidad y la guía sobre el certificado energético obligatorio entran en el detalle de cada trámite, con plazos y precios.

Lo que exige el notario antes de autorizar la escritura

Además de los dos documentos anteriores, hay otros dos que el notario va a pedir antes de autorizar la escritura de compraventa, porque los exige la ley directamente a él, no solo a ti como vendedor:

Certificado de estar al corriente de pago con la comunidad

El artículo 9.1.e) de la Ley de Propiedad Horizontal obliga a que, en la escritura de venta, el vendedor declare estar al corriente de pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios, o bien exprese lo que adeuda. Para acreditarlo tiene que aportar un certificado sobre el estado de deudas, coincidente con esa declaración, emitido por el secretario-administrador de la comunidad con el visto bueno del presidente. La propia ley es explícita: sin ese certificado, "no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público", salvo que el comprador renuncie expresamente a exigirlo. Conviene pedirlo con margen, porque su plazo de emisión depende de la disponibilidad del administrador de fincas.

Nota simple del Registro de la Propiedad

Aunque no hay un artículo que obligue al vendedor a aportarla, en la práctica el notario, la agencia y el comprador la van a consultar para comprobar quién figura como titular y si hay cargas —hipotecas, embargos, servidumbres— inscritas sobre la finca. Pedirla tú mismo antes de negociar evita sorpresas a mitad de operación. La guía sobre la nota simple explica qué es exactamente, cuánto cuesta y cómo pedirla.

Documentos que no son obligatorios por ley, pero que te van a pedir

Hay otros papeles que ninguna norma exige estrictamente para formalizar la venta, pero que en la práctica forman parte de cualquier operación seria:

Documento	Por qué lo piden
Último recibo del IBI	Acredita quién es el sujeto pasivo del impuesto y sirve de referencia para el valor catastral
Escritura de compra anterior	Acredita tu titularidad y sirve de base para redactar la nueva escritura
Certificado de deuda pendiente del banco (si hay hipoteca)	Necesario para cancelar la carga hipotecaria en el momento de la venta
Certificado de aptitud de la Inspección Tècnica de l'Edifici (ITE)	El banco del comprador suele exigirlo, sobre todo en edificios de más de 45 años, antes de conceder la hipoteca
DNI o NIE vigente	Identificación obligatoria ante notario de todas las partes

La ITE: un documento del edificio, no de tu piso

La Inspección Tècnica de l'Edifici, regulada en Cataluña por el Decret 67/2015, obliga a los edificios de vivienda a pasar esta revisión técnica al cumplir 45 años, y a renovarla cada 10 años. No evalúa tu vivienda en particular, sino el estado de conservación de todo el edificio: estructura, fachada, cubierta e instalaciones comunes. El resultado es un certificado de aptitud, que puede ser favorable, favorable con deficiencias o desfavorable.

No pasarla no te impide legalmente vender tu piso, pero sí tiene consecuencias prácticas: si el edificio tiene más de 45 años y no la ha pasado, es habitual que el banco del comprador pida ese certificado antes de conceder la hipoteca, y que su ausencia retrase o complique la operación. Si vives en una comunidad de propietarios, conviene preguntar al administrador si el edificio la tiene pasada antes de anunciar el piso, para no encontrarte con esa pregunta a mitad de negociación.

Casos particulares: herencia, inquilino dentro o hipoteca viva

La lista anterior es la base común, pero hay situaciones que añaden documentación específica:

• Si el piso lo has heredado, necesitas además la escritura de aceptación de herencia inscrita a tu nombre en el Registro de la Propiedad, y haber liquidado antes el Impuesto de Sucesiones y la plusvalía municipal correspondientes a esa transmisión. La guía sobre vender un piso heredado en Cataluña entra en el detalle de este proceso.
• Si hay un inquilino viviendo en el piso, el contrato de alquiler en vigor condiciona la operación: el comprador tiene que conocer sus condiciones y plazos antes de firmar, y en algunos casos el inquilino tiene derecho de tanteo y retracto. La guía sobre vender un piso con inquilino dentro explica cómo afecta esto a la venta.
• Si tienes una hipoteca viva, además del certificado de deuda pendiente, conviene preguntar a tu banco por los plazos y gastos de cancelación registral, porque suelen tramitarse en el mismo acto de la venta, ante el mismo notario.

Ninguno de estos casos cambia los documentos obligatorios por ley que hemos visto antes, pero sí añade gestiones previas que conviene anticipar, porque algunas —como liquidar el Impuesto de Sucesiones— tienen plazos legales que no puedes saltarte por prisa en vender.

Orden recomendado para reunir la documentación

No hace falta reunirlo todo el mismo día, pero sí conviene un orden que evite bloqueos cuando ya tengas comprador:

1. Comprueba la vigencia de tu cédula de habitabilidad y, si ha caducado, encarga su renovación con un técnico competente.
2. Comprueba si tienes certificado energético en vigor; si no, encárgalo, idealmente en la misma visita técnica que la cédula.
3. Pide la nota simple de tu vivienda, para saber exactamente qué consta inscrito y detectar cualquier carga antes de que la vea un comprador.
4. Solicita al administrador de la comunidad el certificado de estar al corriente de pago, con margen suficiente para su emisión.
5. Localiza la escritura de compra y, si hay hipoteca viva, pide a tu banco el certificado de deuda pendiente para cancelarla en la venta.
6. Pregunta si el edificio tiene la ITE pasada, sobre todo si tiene más de 45 años.

Tabla resumen de la documentación para vender un piso

Documento	Obligatorio por ley	Quién lo exige
Cédula de habitabilidad	Sí	Decret 141/2012
Certificado energético	Sí	Real Decreto 390/2021
Certificado de deuda de la comunidad	Sí, para autorizar la escritura	Art. 9.1.e) Ley de Propiedad Horizontal
Nota simple	No, pero se usa siempre	Práctica notarial y del comprador
Certificado de aptitud de la ITE	No, para vender; sí para el edificio si tiene 45+ años	Decret 67/2015 (edificio) / banco del comprador (práctica)
Recibo del IBI, escritura previa, certificado de deuda del banco	No	Práctica habitual de notaría y comprador

Reunirla antes de anunciar, no durante la negociación

La diferencia entre una venta que avanza sin sobresaltos y una que se atasca suele estar en si esta documentación estaba lista antes de enseñar el piso o si se fue reuniendo sobre la marcha. Un comprador que descubre a mitad de negociación que falta la cédula, que hay deuda con la comunidad o que el edificio no ha pasado la ITE tiende a desconfiar de toda la operación, o a usarlo como argumento para pedir una rebaja. Tener la documentación lista de antemano no solo evita retrasos: también transmite que la venta va en serio.